Come usare ChatGPT senza esporre i dati dei clienti
Tre passaggi da seguire prima di incollare un atto, una perizia o un estratto conto dentro un assistente di intelligenza artificiale.
Il problema, in concreto
Un collaboratore ha una perizia di sessanta pagine e deve tirarne fuori un riassunto. La apre, seleziona tutto, incolla in ChatGPT. In quel momento il nome del cliente, il suo codice fiscale, la sua residenza e il suo recapito escono dallo studio e arrivano a un fornitore che nessuno ha nominato responsabile del trattamento.
Non è un gesto malintenzionato: è un gesto che fa risparmiare due ore. Ed è il motivo per cui in diversi studi la scelta è stata vietare del tutto quegli strumenti, perdendo il tempo che facevano risparmiare.
La terza strada è togliere i dati personali prima, sul computer di chi lavora, e rimetterli dopo nella risposta.
La procedura
Il documento entra, i dati escono di scena
Si trascina il PDF nella pagina. Nomi, codici fiscali, partite IVA, IBAN, indirizzi,
date di nascita, recapiti e indirizzi di posta vengono sostituiti da segnaposto del
tipo [NOME_1], [CF_1], [INDIRIZZO_1].
privacy.securelocalsuite.com. Il file non viene caricato da
nessuna parte: viene letto dentro il browser.
Si controlla, e si corregge con un clic
Il riconoscimento è automatico, quindi va guardato. Se ha coperto qualcosa che serviva, si clicca sul segnaposto e torna leggibile. Se ha lasciato scoperto un dato, lo si seleziona e lo si copre a mano. Trenta secondi, e sono trenta secondi che valgono: ciò che parte non torna più indietro.
Si lavora con l'AI, poi si rimettono i dati veri
Si copia il testo mascherato e lo si incolla in ChatGPT, Claude o Gemini, come si farebbe normalmente. Quando l'assistente risponde, si incolla la risposta nella stessa pagina e i segnaposto tornano a essere i nomi e i numeri veri.
Da sapere prima di adottarla
- Vale per il testo. Un PDF che è una fotografia non contiene testo da mascherare: quei documenti si trattano con l'oscuramento sulla pagina, indicato in fondo.
- Il passo 2 è parte della procedura. Il riconoscimento è automatico, e trenta secondi di controllo sono ciò che rende affidabile tutto il resto.
- Riduce l'esposizione, non sostituisce la valutazione dello studio. Gli obblighi restano quelli di chi tratta i dati, e li conosce chi li ha in carico.
- Lo studio resta titolare del trattamento. L'assistente di intelligenza artificiale lo sceglie lo studio, e il rapporto con quel fornitore riguarda lo studio e lui soltanto. Gli strumenti citati qui non ricevono i documenti e non stanno in mezzo.
Come verificarlo senza fidarsi
La frase "i tuoi file non vengono caricati" la scrivono tutti. Questa si controlla in un minuto, e conviene farlo prima di adottare qualsiasi strumento.
- Apri la pagina e premi F12 per aprire gli strumenti di sviluppo del browser.
- Vai sulla scheda Rete.
- Trascina il documento e avvia il mascheramento.
- Guarda l'elenco: non compare nessun invio del file. Se comparisse, lo vedresti.
Lo stesso vale scollegando la rete: la pagina continua a funzionare, perché il lavoro avviene sul computer di chi la sta usando.